Thomas Otto
und Partner – Organisationen und Systeme
Der Buchungsassistent für Winword (ab Version 6.0) wurde von TOPOS in Zusammenarbeit
mit der Ferienpension Le
Petit Nice entwickelt. Er stellt VermieterInnen von Gästezimmern eine Reihe
von Funktionen zur Verfügung, um Routineaufgaben einfach, rasch und sicher
durchzuführen:
Angaben zu Zimmern, Preisen usw., die Sie bei der Installation machen,
stehen Ihnen bei jeder neuen Buchung automatisch zur Verfügung.
Buchungsdaten geben Sie in ein Programmfenster ein, das sie auf Vollständigkeit
und logische Richtigkeit überprüft und Sie ggf. auf Fehler hinweist.
Die Buchungsdaten werden in eine Monatstabelle für das gebuchte Zimmer
und in eine Monatsübersicht für alle Zimmer übertragen.
Die wichtigsten Angaben zu jeder Buchung werden außerdem in eine Jahresübersicht
eingetragen, in der automatisch die Gesamtsummen (Brutto, Netto und
Steueranteil) für das jeweilige Jahr berechnet werden.
Um eine Buchung zu bestätigen oder um eine Rechnung zu erstellen,
markieren Sie lediglich den gewünschten Eintrag in einer Liste. Der
Buchungsassistent übernimmt automatisch alle zur Buchung gehörenden
Angaben in ein Formular, das Sie als Bestätigung verschicken oder als
Rechnung ausstellen können, nachdem Sie nur noch die Empfängeranschrift
eingefügt haben.
Ihre Anschriften können Sie in einer Adreßdatei speichern, auf die das
jeweilige Formular automatisch zurückgreift.
Die Gestaltung der Vordrucke nach Ihren persönlichen Vorstellungen können
Sie selbst vornehmen oder (gegen Aufpreis) von TOPOS durchführen lassen.
Auch die Übernahme vorhandener Adreßbestände in die Datenquelle für die
Rechnungs- und Bestätigungsschreiben des Buchungsassistenten führen wir
auf Wunsch gern für Sie durch.
Um eine bestehende Buchung zu stornieren genügt ein Mausklick auf die in
einer Liste angezeigte Buchung. Daraufhin werden alle mit der Buchung
zusammenhängenden Einträge in den Monatstabellen und Übersichten gelöscht
und die Gesamtsummen in den Jahresbilanzen neu berechnet.
Veränderungen (z.B. bei Ihrer Zimmerzahl oder Ihren Tarifen) teilen Sie
dem Programm über eine eigene Konfigurationsfunktion mit. Nachdem Sie, vom
Programm geleitet, Ihre Änderungen durchgeführt haben, stehen Ihnen die
neuen Daten automatisch bei jeder neuen Buchung, Bestätigung oder
Rechnungserstellung zur Verfügung.
Die Anwendung wurde bewußt in die Textverarbeitung als die den meisten
PC-AnwenderInnen vertrauteste Programmumgebung integriert und so gestaltet,
daß keine besonderen Computerkenntnisse erwartet werden.
Überzeugen Sie sich von der Leistungsfähigkeit des Buchungsassistenten und
laden Sie eine kostenfreie Demoversion zu zeitlich befristeten Erprobungszwecken
auf Ihren Computer:
Zum Herunterladen klicken Sie auf die gewünschte Version. Wenn Sie gefragt
werden, was mit der Datei "demo9xx.exe" geschehen soll, wählen Sie
die Option "Auf meinem Computer speichern" und wählen Sie einen
Ordner dafür aus. Suchen Sie anschließend die Datei an ihrem Speicherort und
entpacken Sie darin enthaltenen Dateien des Assistenten durch einen Doppelklick
auf den Dateinamen. Die Datei "liesmich.txt" sollte danach auf Ihrem
Bildschirm angezeigt werden. Folgen Sie den darin gegebenen Anweisungen zur
Installation des Buchungassistenten.
In den vorliegenden Versionen ist der Buchungsassistent für die Verwaltung
von bis zu sechs Gästezimmern und für Buchungen, die höchstens zwei
aufeinanderfolgende Monate umfassen, ausgelegt.
Systemvoraussetzungen:
Microsoft Windows ab Version 3.x
Microsoft Word für Windows ab Version 6.0
Die Schriftarten Arial und Wingdings (aus dem Lieferumfang von Microsoft
Windows) müssen auf Ihrem Computer installiert sein.
Erforderlicher Speicherplatz: ca. 1 MB für das Programm; ca. 0,8–2,3 MB
(je nach Zimmerzahl) für alle Datentabellen eines kompletten Buchungsjahres
